Twee-handtekeningen systeem bij VvE’s is verplicht

Na een tweetal recente fraudezaken, waarbij VvE-beheerders geld hebben verduisterd van de bankrekeningen van VvE’s, zijn in de branche geluiden op gegaan over het invoeren van een zogenaamd twee-handtekeningen systeem. Er wordt daarbij aan voorbij gegaan dat dit systeem bij verreweg de meeste VvE’s al is voorgeschreven. Het probleem zit niet in de splitsingsakte die twee handtekeningen voor bepaalde transacties al of niet voorschrijft, maar zit juist in de naleving van de reglementen.

Op dit moment is ons geen enkele bank bekend die – hoewel zij de statuten van de VvE / rekeninghouder vaak wel in bezit hebben – het twee-handtekeningen systeem hanteert (*). Van slechts een zeer klein aantal beheerders weten we dat zij het verplichte systeem toepassen: betalingen worden door de beheerder ‘klaar gezet’ en één van de vooraf gemachtigde leden fiatteert de betaling. Verreweg de meeste VvE-beheerders passen dit deel van de reglementen echter niet toe (*). Ook is er vooralsnog geen enkele certificerende instelling die toetst op naleving van deze harde eis in de VvE-reglementen.

Wie is wanneer bevoegd?

Om een duidelijk inzicht te geven in de regels die gelden onder de verschillende modelreglementen, hebben wij een overzicht van de regels gepubliceerd. Hierin staat duidelijk vermeld wie onder welke omstandigheden bevoegd zijn om gelden uit het reservefonds aan te wenden om betalingen te doen. Kort gezegd: betalingen uit het reservefonds moeten altijd ondertekend worden door een door de vergadering gemachtigde eigenaar samen met de voorzitter van de vergadering. De informatiepagina kunt u hier vinden.

Advies

Om problemen zoals zich voordeden bij AB&V te voorkomen en om het vertrouwen van VvE-leden en bestuurders in professionele VvE-beheerders te vergroten, raden wij elke VvE aan – ondergebracht bij een beheerder of niet – om de voorschriften na te leven en de bank te verzoeken dit mogelijk te maken.

* Update (27-06-2013)

Via Twitter en deze discussie in de VvE Nieuws LinkedIn groep begrepen we dat het in ieder geval bij de ABN-Amro en de Rabobank technisch mogelijk is om met een twee-handtekeningen systeem te werken. Aan de andere kant begrepen wij van verschillende VvE beheerders dat de banken hen hebben verteld dat toepassing van het systeem juist niet mogelijk zou zijn.